15.000 ansatte – Ett system

Dato: 14 Feb 2024

Kommunen samlet adgangen for 15.000 ansatte på ett system. De siste årene har det vært mye enklere å arbeide for Trondheim kommune. Viktigst av alt: RCO leverte en løsning som alle kan drive service på.

– «Installatøruavhengig». Det er et ord vi liker, sier Dagfinn Kvande. Han er fagingeniør i Trondheim eiendom. Der har han ansvaret for de tekniske sikkerhetstjenestene.

En gang for drøye ti år siden hadde kommunen nærmere 20 forskjellige typer adgangskontrollanlegg. Det gjorde det svært krevende å administrere tilganger. Målet var å komme ned på færre – det endte med bare ett.

– Det aller beste for oss er å ha ett system. Det er mange som vil levere sine egne kortlesere og systemer, men vi må tenke litt på oss selv, også, sier Kvande.

Ikke fastlåst

Tenke på seg selv – det betyr også at drifts- og serviceavtalen skal ut på anbud slik at kommunen har den beste avtalen hele tiden. Nettopp derfor er det viktig å ha en løsning som ikke er låst til én enkelt servicepartner.

– Vi kan ikke velge et system som er proprietært. Hvis en annen tilbyder vinner anbudet neste gang, så må de enkelt serve det eksisterende systemet, slår han fast.

Denne gangen var det Securitas som vant anbudet. – Det er enkelt å bli forhandler av RCO, sier Robert Hermanstad. Han er kundeansvarlig for Trondheim kommune i Securitas.

Ett kort, én kode

– Hvis vi får inn en ny sikkerhetsleverandør etter et anbud, er det viktig at det ikke er dyrt og komplisert å bli forhandler av det eksisterende adgangskontrollanlegget. En del forhandlere forlanger at installatører skal inn på dyre kurs. Den kostnaden er det til syvende og sist kommunen som må dekke, sier Kvande.

Ett kort og én PIN-kode brukes til akkurat det som hver enkelt trenger tilgang til.

– Det er nok flere leverandører som kan levere kortlesere med de funksjonene vi vil ha, men akkurat den biten der er viktig for oss. Dessuten ønsker vi ikke et tungt regime med mange lisenser, slår han fast. For de 15.000 ansatte er poenget at de skal klare seg med ett kort og én PIN-kode.

– Vi bruker det som en ren adgangskontroll. For innbruddsalarmer bruker vi et eget, separat system, men de to systemene er koblet sammen slik at du betjener innbruddsalarmen via kortleseren, forteller Kvande. – Adgangskontrollen brukes til å slå av og på alarmanleggene, forklarer Hermanstad.

Låner på kveldstid

Den løsningen er viktig også for å gi trondhjemmere flest mulighet til å bruke de kommunale lokalene på kveldstid.

De som inviterer til barnebursdag i lokalene til barnehagen, de som skal trene i en gymsal og de som skal låne møterom på den lokale barneskolen, skal helst slippe inn uten at det blir for mye styr.

– Vi har et politisk vedtak om at vi skal tilby gratis leie av byggene våre, og vi ønsker at innbyggerne skal bruke bygningsmassen også på kveldstid. Det stiller litt krav til adgangskontrollsystemene våre. De skal fungere på dagtid, men det er vel så viktig på kveldstid når det frivillige overtar, sier Dagfinn Kvande.

I Granåsen er det bygd nytt foran neste vinters verdensmesterskap. På utsiden slipper hopperne utfor VMbakkene helt uten plastkort og PINkode, men Dagfinn Kvande og Trondheim kommune har enkel kontroll på hvem som slipper inn i bygningeneher, også.

Ingen trenger å lese tykke instruksjonsbøker for å forstå når låsen er åpen eller lukket.

På nyåret prøver kommunen et bookingsystem på en av skolene. Pilotprosjektet skal vise om det går an å legge opp slik at den som leier, ikke engang trenger å komme innom for å hente nøkkelkort. Det er ikke sikkert det er den beste løsningen for kommunen, men RCO er uansett integrert med aktører som gjør det mulig å bruke flere ulike bookingsystemer.

Kommunen krevde også at offlineog onlinelesere skulle håndteres i samme programvare. Det forenkler hverdagen å ha alt under én paraply.

Tør å være først

– Med kortet ditt har du tilgang til den enheten hvor du er ansatt. Vi har cirka 150 driftsoperatører – de har tilgang til den bygningsmassen som de skal drifte, mens teknisk vakt i kommunens eiendomsdrift har tilgang til alle bygg. Arbeider du i en barnehage og får beskjed om at «neste uke skal du til en annen barnehage og jobbe der», så bruker du det samme kortet og blir møtt med den samme betjeningsstrukturen, forklarer Dagfinn Kvande.

Dessuten føler alle seg trygge på at de kan være den første som kommer eller den siste som går. Det er sannelig mange nok arbeidsplasser der ansatte kvier seg for å måtte være den som skrur av eller på alarmen.

Robert Hermanstad er kundeansvarlig hos Securitas, som har hatt avtalen med Tronheim kommune de siste årene.